Nasvet: Kdaj in kako v zamenjavo računovodskega servisa

Predvsem ne pozabite na primopredajni zapisnik, v katerem naj bo natančno opredeljena dinamika prenosa dokumentacije

Zamenjavo ponudnika računovodskih storitev je močno olajšalo elektronsko računovodstvo, poznavalci in podjetniki pa še vedno opažajo, da nekateri servisi zavlačujejo s predajo dokumentacije.

Kot je pokazala raziskava Zbornice računovodskih servisov, ki so jo med majem in julijem izvedli na vzorcu 1.397 podjetij (od tega polovico deoojev in 45,7 odstotka espejev, preostalo pa druge pravnoorganizacijske oblike), je tretjina podjetnikov zamenjala računovodski servis zaradi nenatančnosti, slabe kakovosti in nezanesljivosti. Druga tretjina je kot vzrok nezadovoljstva opredelila previsoko ceno storitev. Drugi vzroki so še nestrokovnost, neprofesionalizem, neodzivnost, slabo svetovanje in slab odnos do strank.

1. Posvetujte se z vodjo servisa
Predsednik Zbornice računovodskih servisov pri GZS Aleksander Štefanac svetuje, da se ob morebitnem nezadovoljstvu najprej posvetujete z vodjo računovodskega servisa. Če skupaj ne najdete ustrezne rešitve ali izgubite zaupanje v strokovnost servisa, je čas za zamenjavo računovodskega servisa.

2. Novega ponudnika dobro preverite
Če se odločite za zamenjavo, morate dobro preveriti vse morebitne kandidate. Prvo sito izbora so reference in število strank računovodskega servisa, ki delujejo v vaši ali podobni panogi; ne pozabite preveriti niti, kako je z varovanjem dokumentacije in poslovnih skrivnosti. Več o izbiri servisa smo pisali v članku Nasvet: Kako izbrati kakovostnega računovodjo.

Kako pomemben dejavnik pri izbiri servisa je programska oprema? Direktorica ponudnika računovodske programske opreme pravi, da to ni več težava. »Prenosi računovodske dokumentacije med podjetjem in servisom so danes v celoti avtomatizirani, tveganj za izgubo dokumentacije ni. Če imamo podjetnika, ki uporablja naš program za trgovinsko poslovanje, ima pa servis z drugačno programsko opremo, so naši sodelavci navzoči pri prvem prenosu podatkov, s čimer zagotovijo, da vse poteka brez napak,« pojasnuje Šinigojeva.

3. Zamenjajte v začetku poslovnega leta
Možnost zamenjave servisa seveda ni časovno omejena, najlaže pa je zamenjava izvedljiva ob prehodu na novo poslovno leto, ugotavlja Aleksander Štefanac. Letna poročila za minulo leto mora v tem primeru pripraviti stari računovodski servis.

4. Bodite pozorni na pogodbene roke
Na eni strani imate lahko v pogodbi s starim servisom odpovedni rok. V povprečju ti obsegajo tri mesece in postopek primopredaje traja povprečno tri mesece, pojasnjujejo na zbornici računovodskih servisov.

Pri tem bodite pazljivi, tudi novi računovodski servis vam bo bržkone omejil čas, ki ga imate po sklenitvi naročniške pogodbe na voljo za primopredajo dokumentacije. V nasprotnem primeru se lahko pojavi enostranska odpoved naročniške pogodbe.

5. Ne pozabite na zapisnik o primopredaji
Ko ste izbrali novega ponudnika, morate poskrbeti za prenos dokumentacije od enega k drugemu računovodji. Podjetniki se pogosto srečujejo s tem, da jim stari servis ne želi izročiti dokumentacije, čeprav je ta seveda last podjetja.

Štefanac svetuje, da poleg podpisa naročniške pogodbe stari in novi računovodski servis ter naročnik opredelijo primopredajni zapisnik. Ta mora vsebovati vsaj »terminski načrt predaje dokumentacije, kontrolnik dokumentacije v primopredajnem postopku ter dogovor o arhiviranju dokumentacije«. Za člane zbornice, ki opravljajo svojo dejavnost za zunanje naročnike računovodskih storitev, je obvezna uporaba določb pravilnika o primopredaji knjigovodskih listin in poslovnih knjig, ki ščiti tudi naročnike, pravi Štefanac.

Vir: www.finance.si

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja

*